Workshop Tinjauan Manajemen 2023

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Layanan Pengadaan merupakan unit pelaksana teknis di bidang layanan pengadaan barang / jasa melalui tender dan nontender (Pertor Nomor 12 Tahun 2023 Pasal 32). UPT Layanan Pengadaan dipimpin oleh Kepala yang bertanggung jawab kepada Rektor melalui Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Sumber Daya. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang Subbagian Tata Usaha yang mempunyai tugas melakukan urusan perencanaan, keuangan, kepegawaian, ketatalaksanaan, ketatausahaan, kerumahtanggaan dan pengelolaan sarana dan prasarana UPT Layanan Pengadaan.

            UPT Layanan Pengadaan menyelenggarakan fungsi :

1. Pengordinasian pengadaan barang/jasa di UB melalui tender dan nontender;
2. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa di UB melalui tender dan nontender;
3. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa di UB melalui tender dan nontender
4. Pengembangan sistem untuk pengadaan barang/jasa melalui tender dan nontender;
5. Penyelesaian sengketa pengadaan barang/jasa melalui tender dan non tender; dan
6. Penyusunan pedoman teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui tender dan nontender.

            UPT Layanan Pengadaan berkomitmen melakukan evaluasi secara periodic terhadap proses system manajemen mutu untuk menentukan efektifitas, efisiensi dan improvement. Tinjauan manajemen UPT Layanan Pengadaan disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi system manajemen. Hasil dari tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perubahan sistem, restrukturisasi organasisasi di UPT Layanan Pengadaan.

            Mengacu sistem manajemen SNI ISO 9001:2015 dan ISO 21001:2018, maka UPT Layanan Pengadaan melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang disyaratkan, yaitu :

1. Status Tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya.
2. Perubahan pada eksternal dan internal organisasi yang relevan dengan system manajemen.
3. Informasi kinerja dan efektivitas system manajemen, meliputi tren-tren :
   1. Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak-pihak yang relevan diperoleh dari survey Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), umpan balik kegiatan Audit Internal Mutu (AIM), umpan balik kegiatan pelatihan dan penyediaan narasumber dan penanganan keluhan pelanggan. Hasil pengukuran capaian sasaran mutu
   2. Hasil pengukuran capaian sasaran mutu
   3. Kinerja proses dan kesesuaian produk/jasa.
   4. Ketidaksesuaian dan Tindakan perbaikan
   5. Hasil-hasil pemantauan dan pengukuran.
   6. Hasil-hasil audit diperoleh dari audit internal melalui AIM
   7. Kinerja penyedia barang/jasa eksternal
4. Evaluasi kecukupan sumberdaya.
5. Efektivitas tindak lanjut yang dilakukan dibandingkan dengan resiko dan peluan.
6. Peluang-peluang untuk perbaikan.

Tinjauan Manajemen UPT Layanan Pengadaan diselenggarakan dengan beberapa tahapan, yaitu persiapan tinjauan manajemen diawali dengan rapat koordinasi, penyusunan form laporan kinerja per bidang, pembagian tugas penyusunan laporan dan kesepakatan jadwal untuk menyelesaikan laporan. Kompilasi data dilakukan dengan mengumpulkan informasi apapun yang terkait dan relevan dengan lingkup bahasan tinjauan manajemen. Kompilasi data dilakukan oleh staf internal.